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Conditions Générales de vente de HrFlow.ai (FR)
Conditions Générales de vente de HrFlow.ai (FR)

Conditions Générales de HrFlow.ai - Version Française.

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Written by Wafaa Kahoui
Updated over a week ago

Riminder, société par actions simplifiée dont le siège social est situé à 9 rue des Colonnes 75002 Paris, immatriculée auprès du Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le n° 820 725 273 (le « Prestataire ») est une société spécialisée en intelligence artificielle pour le traitement et la gestion des données candidats et emploi. Le Prestataire propose une solution, HrFlow.ai, en SaaS ou en API à destination exclusive de professionnels, qui a pour objet l’amélioration du processus de gestion et de traitement des données candidats et emploi par ses Clients (« la Solution »).


1. Définitions

  • « Bon de Commande » : désigne tout devis ou proposition commerciale édité par le Prestataire ou bon de commande édité par le Client par référence au devis ou à la proposition commerciale du Prestataire, et signé par le Client, spécifiant les Produits de la Solution et les Services Professionnels souscrits par le Client ainsi que tous les éléments listés à l’Article 4.

  • « Client » : désigne la société signataire du Bon de Commande en qualité de client.

  • « Conditions Générales » : désigne les présentes Conditions Générales de Vente.

  • « Conditions Particulières» : désigne les conditions particulières éventuellement convenues entre les parties et annexées au Bon de Commande.

  • « Contrat » : désigne l’ensemble des documents contractuels formant le contrat tel que défini à l’Article 3.

  • « Date d’Entrée en Vigueur » : désigne la date de prise d’effet du Contrat dans les conditions de l’Article 5.

  • « Documentation » : désigne la documentation fournie par le Prestataire avec le Bon de Commande se rapportant à l’utilisation des Produits et/ou aux Services Professionnels et / ou aux pré-requis nécessaire à une telle utilisation que le Prestataire fournit au Client.

  • « Données » : désigne l'ensemble des informations et données du Client, y inclus toutes Données Personnelles, saisies, entrées ou téléchargées, automatiquement ou par les Utilisateurs, dans la Solution, ou traitées, modifiées ou générées par ou via la Solution.

  • « Données Personnelles » : désigne les données qui, au sens de la Législation relative à la protection des données, permettent de désigner ou d'identifier, directement ou indirectement, une personne physique.

  • « Echéancier de Paiement » : désigne l’échéancier de paiement fixé dans le Bon de Commande pour le règlement du Prix des Licences des Produits et / ou des Services Professionnels.

  • « Produits » : désigne les différents outils dérivés de la Solution mis à la disposition du Client par le Prestataire. Ces Produits sont de deux types : les « Modules IA » et les « Workflows ».

  • “Workflows”: désigne un des différentes modules ou services mis à la disposition du Client pour pouvoir connecter ses différents systèmes d’information RH et
    faire transiter des données RH entre ces systèmes.

  • « Modules IA» : désigne les différents modules utilisant l’intelligence artificielle offerte par la Solution et mises à la disposition du Client. Ces Modules IA sont notamment :

    • « Parsing API» : Module permettant d’extraire automatiquement les données d’un curriculum vitae (ou offre d’emploi) quelle qu’en soit la structure et/ou le format1, en un format de données structurées – par exemple extraction d’informations d’identification (nom, email, téléphone, etc.), expériences (sociétés, titre de poste, début, fin, description, etc.), formations (diplômes, écoles, universités, début, fin, description, etc.), compétences (compétences, savoir-faire, langues, etc.), intérêts ;

    • « Searching API » : Module permettant de réaliser des recherches sémantiques (neuronal) permettant la corrélation de plusieurs données RH.

    • « Revealing API» : Module permettant le traitement des données en vue de générer ou de déduire des éléments complémentaires à partir du profil d’un candidat – par exemple prédiction de compétences implicites, la probabilité d’une compétence en vue de construire des modèles complémentaires (prédiction de mobilité, gestion prévisionnelle des compétences, workforce planning, etc.).
      Ces éléments permettant de donner une vision enrichie du candidat. ;

    • « Scoring API» : Module permettant le traitement de données afin d’évaluer la pertinence des candidats par rapport à des offres d’emploi ou d’évaluer des offres d’emploi pertinentes pour un (des) candidat(s) ;

    • « Upskilling API» : Module permettant le traitement des données afin d’apporter au Client des explications sur l’évaluation des profils par rapport à un poste ou à l’inverse les éléments intéressants dans une offre à destination d’un candidat. Ces éléments d’évaluation peuvent être intrinsèques au document original (expérience, compétences, formations, projets clefs) ou extrinsèques (tendance du marché, meilleures pratiques) ;

    • « Embedding » : Module permettant de construire des modèles d'IA sur mesure pour traiter des problématiques métier (Référentiel automatique, Risque de Churn, Évaluation de Salaires, Workforce optimization, etc.).

  • « Législation relative à la protection des données » : désigne toutes lois et tous règlements en matière de protection des données personnelles et applicables à l'une ou l'autre des Parties dans le cadre du présent Contrat et notamment, le règlement général européen sur la protection des données 2016/679 (« RGPD »), ainsi que les législations nationales prises en application du RGPD, dont la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978.

  • « Licence »: désigne la licence concédée dans les conditions fixées à l’Article 15 par le Prestataire au Client pour l’utilisation des Produits de la Solution ou des Livrables au titre du Bon de Commande.

  • « Livrables »: désigne le livrable fourni par le Prestaire au Client dans le cadre de la réalisation de Services Professionnels.

  • « Niveau de Services » : désigne le niveau de disponibilité mensuel moyen de la Solution proposé par le Prestataire.

  • « Période de Transition » : désigne la période suivant l’expiration ou la résiliation du Contrat pendant laquelle le Client, à sa demande et moyennant la signature d’un Bon de Commande, continue d’utiliser les Produits.

  • « Politique d’Utilisation » : désigne le document contractuel définissant pour les Utilisateurs désignés par le Client les conditions d’utilisation de la Solution.

  • « Prestataire » : désigne Riminder S.A.S., dont le siège social est situé à 9 rue des Colonnes 75002 Paris, immatriculée auprès du Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le n° 820 725 273 ou le cessionnaire autorisé au titre de l’Article 22.2 des présentes.

  • « Prix » : désigne le prix des Licences des Produits ou le prix de réalisation des Services Professionnels tel que convenu dans le Bon de Commande.

  • « Résultat » : désigne toute opération résultant de l’utilisation par le Client des Produits ou Livrables fournis par le Prestataire dans le cadre de l’exécution du Contrat ; les modèles mathématiques sous-jacents permettant l’obtention des Résultats sont exclus de la licence d’utilisation de la Solution.

  • « Services Professionnels » : désigne la réalisation par le Prestataire à la demande du Client de toute prestation complémentaire à la mise à disposition des Produits la Solution.

  • « Solution » : désigne l’ensemble des programmes, solutions logicielles, Produits mis à disposition du Client en mode SaaS ou API, intégrant un logiciel de collecte, d’hébergement et de traitement de données comportant des outils d’analyse et d’évaluation des profils, intégrant les différentes fonctionnalités offertes par les Produits, et ayant pour objet d’optimiser les processus de gestion et de traitement des données candidats et emploi.

  • « Statement of Work » ou « SOW »: désigne le Statement of Work spécifiant les modalités de réalisation des Services Professionnels et annexé à un Bon de Commande.

  • « Traitement des données » : désigne le document récapitulatif concernant les catégories de données et les modalités de traitement des Données dans le cadre de l’utilisation de la Solution.

  • « Utilisateur » : désigne la personne physique qui accepte la Politique d’utilisation et utilise la Solution en s’identifiant grâce à l’identifiant et mot de passe défini par ce dernier, et dans le but de paramétrer la Solution ou d’accéder aux Résultats.

  • « Volume» : désigne le volume traité par Produit pendant la durée du Bon de Commande exprimé en nombre de « Requête API », ou d’ «Enregistrement API ».

    • Requête API”: désigne chaque opération réalisée par un Utilisateur dans le cadre de l’utilisation des Modules IA faisant l’objet d’un échange entre les systèmes du Client et les serveurs du Prestataire.

    • Enregistrement API”: désigne tout fichier stocké sur les serveurs du Prestataire contenant les données sur la base desquels les Requêtes API sont réalisées.

2. Objet

Les Conditions Générales fixent les conditions et modalités de mise à disposition au Client de la Solution et des Produits souscrits par le Client et de réalisation par le Prestataire à la demande du Client de Services Professionnels.

Les Conditions Générales sont mises à la disposition du Client au moment de l’envoi du devis ou de la proposition commerciale du Prestataire par l’intermédiaire d’un lien hypertexte permettant leur consultation. Le Client reconnaît en avoir pris connaissance et les avoir expressément acceptées sans réserve en signant le Bon de Commande.

3. Hiérarchie contractuelle

La relation contractuelle entre les parties pour la fourniture de la Solution et/ou la réalisation de Services Professionnels (le « Contrat ») est régie par ordre de priorité croissant par les documents contractuels suivants :

  • - tout Bon de Commande incorporant par voie de référence les présentes Conditions Générales ;

  • - les éventuelles Conditions Particulières contenues dans le Bon de Commande ou annexées au Bon de Commande ;

  • - tout Statement of Work (« SOW ») qui serait annexé à un Bon de Commande ;

  • - les présentes Conditions Générales et leurs annexes ;

  • - tout accord de confidentialité signé entre les parties.

    Aucune condition particulière, ni conditions générales d’achat ne peut, sauf acceptation formelle écrite et expresse du Prestataire, prévaloir sur ces documents contractuels ni les compléter.

    En cas de conflit ou incohérence entre l’un des éléments formant le Contrat, le document contractuel postérieur dans l’ordre de priorité ci-dessus prévaudra pour la résolution de ce conflit ou cette incohérence. En cas de contradiction entre les termes des documents de même ordre, les derniers documents en date prévaudront sur les autres.

    Toute modification ultérieure du Contrat doit être signée par les deux parties pour être valable.

4. Bon de commande

En signant le Bon de Commande, le Client accepte et reconnaît être lié par les présentes Conditions Générales.

Chaque Bon de Commande précise :

  • les Produits souscrits ;

  • le cas échéant, le nombre d’Utilisateurs autorisés à utiliser les Produits souscrits ;

  • le Volume de données traitées par Produit pour la durée du Bon de Commande ;

  • les Services Professionnels éventuels liés à la mise en place de la Solution auprès du Client ou à l’adaptation ou création de fonctionnalités spécifiques et l’existence éventuelle d’un Statement of Work applicable annexé au Bon de Commande ;

  • le Prix correspondant (i) à chaque Produit souscrit, en fonction du Volume et/ou du nombre d’Utilisateurs fixé par le Client et/ou (ii) aux Services Professionnels souscrits ;

  • l’Echéancier de Paiement ;

  • la date de signature et la mention « bon pour accord » à confirmer par signature par le Client.

5. Durée – Entrée en vigueur

Le Contrat prend effet entre les parties à la date de signature par le Client du premier Bon de Commande, sauf stipulation contraire dans le Bon de Commande (« Date d’Entrée en Vigueur ») et demeure en vigueur jusqu’à l’expiration, achèvement ou résiliation de tous les Bons de Commande conclus entre les Parties.

Sauf mention contraire, les Bons de Commande ont une durée déterminée et ferme d’un (1) an.

Ils sont tacitement reconduits par périodes annuelles, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties respectant un préavis initial de soixante (60) jours, notifiée par courrier électronique avec accusé de réception ou lettre recommandée avec avis de réception.

En cas de dépassement du Volume souscrit pendant la durée du Contrat, le Bon de Commande en question sera automatiquement renouvelé pour une durée équivalente au bon de commande précédemment souscrit et sur la base d’un Volume souscrit équivalent.
Le Client peut néanmoins, dans les 15 jours suivant le renouvellement, souscrire à une offre de Volume plus importante afin de bénéficier du barème dégressif.

Le Contrat peut également être prorogé par accord écrit des Parties.

Dans l’éventualité où le Bon de Commande n‘est pas reconduit ou renouvelé avant son terme par le Client, le Client n’aura plus accès à la Solution à l’expiration du Bon de Commande (sauf Période de Transition convenue entre les parties dans les conditions de l’Article 17.1).

6. Obligations du Client

Le Client utilisera les Produits en conformité avec le Contrat, la Documentation et la Politique d’Utilisation de la Solution. Il s’assure également que son personnel ou, les tiers autorisés à utiliser la Solution, se conforment au Contrat.

Le Client s’engage à ne pas utiliser les Produits à des fins frauduleuses, en violation des lois et règlementations applicables. Si cela est nécessaire à l’utilisation des Produits, il doit demander, obtenir et maintenir pendant

la durée du Contrat toutes les autorisations légales, administratives, réglementaires, internes ou contractuelles, et les assurances nécessaires à l’exécution du Contrat.

En particulier, le Client s’engage à respecter les préconisations du Prestataire relatives aux matériels et dispositifs (notamment en matière de système d’exploitation et matériel informatique compatibles avec la Solution) nécessaires à l'utilisation des Produits et définis directement dans la Politique d’Utilisation de la Solution ou dans tout autre document contractuel. Il s’engage à obtenir et maintenir tout l’équipement approprié et les services accessoires nécessaires à l’accès à la Solution.

A la demande du Client, le Prestataire peut procéder à l’audit des installations du Client préalablement à tout déploiement de la Solution, afin d’évaluer l’adéquation de ces installations avec les préconisations matérielles et proposer, le cas échéant, des modifications ou évolutions permettant de se conformer aux prérequis. Cet audit technique fera l’objet d’une facturation complémentaire.

Le Client fournit toutes les informations nécessaires au Prestataire pour la mise à disposition de la Solution et / ou la réalisation des Services Professionnels.

Il tient le Prestataire informé de la performance des Produits pendant l’exécution du Contrat. Il notifie sans délai au Prestataire tout évènement ou difficulté dont il est informé pouvant avoir un impact significatif ou retarder l’exécution de tout ou partie du Contrat par l’une ou l’autre des Parties.

7. Obligations du Prestataire

Le Prestataire doit :

● mettre à disposition du Client la Solution pour les Produits souscrits par le Client dans le Bon de Commande et/ ou réaliser les Services Professionnels tels que mentionnés dans le Statement of Work ;

● apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture de la Solution;

● assurer le maintien au meilleur niveau de la qualité de ses outils ;

● notifier le Client si le Prestataire est informé d’un évènement pouvant retarder l’exécution de tout ou partie du Contrat et de toute difficulté rencontrée ou identifiée par le Prestataire durant l’exécution du Contrat pouvant avoir un impact significatif sur son exécution ;

● demander au Client la tenue de toute réunion, la communication de toute information ou de tout document raisonnablement nécessaire à l’exécution de ses obligations au titre du Contrat.

8. Services Professionnels

En plus de la mise à disposition des Produits par la concession d’une Licence dans les conditions fixées à l’Article 15, le Client peut être amené à demander au Prestataire la fourniture de Services Professionnels destinés notamment à la création de Livrables spécifiques pour le Client.

Ces Services Professionnels sont intégrés au Bon de Commande initial ou, si le Client demande leur réalisation en cours d’exécution du Contrat, font l’objet d’un Bon de Commande distinct. Les Services Professionnels font l’objet d’une facturation au temps passé et coûts de matériels ou sur une base forfaitaire convenue entre les Parties.

Ils peuvent faire l’objet d’un Statement of Work (SOW) spécifique détaillant leur nature, leurs modalités de réalisation, le calendrier de réalisation, les prix forfaitaires ou les taux horaires applicables et les coûts de matériels, ainsi que toute condition supplémentaire que les Parties conviennent mutuellement d’y inclure. Le Statement of Work est annexé au Bon de Commande.

Ces Services Professionnels donnent lieu à la livraison de Livrables conformes aux spécifications éventuellement précisées dans le Statement of Work. Tout Statement of Work sera suivi d’un procès-verbal de recette par le Client des Livrables.

Le Prestataire concède au Client une Licence pour l’utilisation des Livrables dans les conditions prévues à l’Article 15.2.

9. Garantie

Le Prestataire garantit la conformité de la Solution avec la Documentation transmise au Client.

Le Prestataire ne garantit pas que la Solution soit exempte de tous défauts ou aléas mais s’engage exclusivement à remédier, dans les meilleurs délais et avec toute la diligence raisonnablement possible, aux dysfonctionnements reproductibles constatés par rapport à la Documentation et qui ne découleraient pas directement ou indirectement d’une mauvaise utilisation de la Solution par le Client ou d’une défaillance des matériels ou personnels du Client.

10. Conditions d’utilisation et de mise en œuvre de la Solution

10.1 Accès à la Solution – Garantie de Niveau de Service

Accès. Le Prestataire s’engage à rendre accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 la Solution, à compter de la Date d’Entrée en Vigueur du Contrat avec un taux de

disponibilité mensuel moyen de 99,99%, déduction faite des cas d’exclusion de la garantie de Niveau de Service énumérés aux présentes.

Pourcentage Mensuel de Disponibilité. La Solution est considérée comme indisponible lorsque, pendant toute période de 5 minutes, le Client est privé d’accès à la Solution. Le Pourcentage Mensuel de Disponibilité est calculé pour chaque mois civil en soustrayant du nombre total de périodes de 5 minutes de ce mois le nombre de périodes de 5 minutes de ce mois pendant lesquelles la Solution a été indisponible, et en divisant le total par le nombre de périodes de 5 minutes dans un tel mois.

Conséquences d’une Indisponibilité. Lorsque le Pourcentage Mensuel de Disponibilité d’un Client est inférieur à :

  • - 99,95% pour le mois, le Client a droit à un Crédit de Service égal à (montant payé au Prestataire au titre du service pour un tel mois) * 5%.

  • - inférieur à 99,80% pour le mois, le Client a droit à un Crédit de Service égal à : (montant payé au Prestataire au titre du service pour un tel mois) * 10%.

    Le Crédit de Service pour un mois donné sera crédité, après réception et vérification de la demande de Crédit de Service. Le Crédit de Service sera valable pour la durée du Bon de Commande en cours au moment de l’Indisponibilité constatée .

    Pour obtenir ce Crédit de Service, le Client doit formuler sa demande par courrier électronique envoyée à l’adresse support@hrflow.ai. Le Client doit présenter sa réclamation au plus tard 30 jours à compter de la fin du mois pendant lequel le Pourcentage Mensuel de Disponibilité était inférieur à 99,95% ou 99,8%.

    Cas d’exclusion. Le Prestataire ne peut être tenu responsable d’une indisponibilité résultant :

  • - des aléas techniques qui peuvent affecter le réseau Internet et entraîner des ralentissements ou des indisponibilités rendant la connexion impossible ;

  • - d’une erreur ou de la défaillance des matériels ou des personnels du Client, notamment une défaillance de la connectivité de réseau du Client ;

  • - d’un cas de Force Majeure (tel que défini à l’Article 19) ayant pour conséquence un dysfonctionnement du serveur hébergeant la Solution, ;

  • - de la restriction totale ou partielle de l’accès à la Solution afin d’assurer la mise à jour de la Solution ou la maintenance dans les conditions de l’Article 11, de la configuration informatique et des infrastructures mises en œuvre pour la fourniture de la Solution.

10.2 Hébergement

Au jour de la conclusion du Contrat, la Solution et les données du Client sont hébergées sur les serveurs de l’hébergeur choisi par le Prestataire situé dans l’Union Européenne. Le Prestataire garantit que cet hébergement est effectué en conformité avec la législation relative à la protection des données personnelles. Il peut remplacer cet hébergeur sans accord préalable du Client par tout autre hébergeur présentant des niveaux de garanties équivalents, de sécurité, et de conformité à la législation relative à la protection des données personnelles.

Le Prestataire met en effet à la disposition du Client la Solution uniquement par accès distant, afin de permettre le traitement des données transmises par le Client au Prestataire via l’accès aux services SaaS et API.

Toutes les données du Client sont cloisonnées dans un emplacement unique distinct de celui des autres clients. Ainsi les données des autres clients ne se mélangent pas avec celles du Client et d’autre part, aucune donnée n’est partagée entre les clients du Prestataire.

Le Prestataire hébergera les données du Client dans la limite du Volume maximum autorisé au titre du Contrat.


10.3 Sauvegarde

Les données du Client nécessaires à l’exécution de la Solution sont automatiquement sauvegardées sur les serveurs hébergeant la Solution.

La sauvegarde effectuée par l’hébergeur est accessoire à la Solution proposée par le Prestataire et ne dispense pas le Client de réaliser en tant que de besoin des copies de sauvegarde de ses données confiées au Prestataire dans le cadre de l’utilisation de la Solution.

A la demande du Client et dans un délai de 30 jours, les sauvegardes des données du Client réalisées par l’hébergeur du Prestataire seront détruites, ce dernier ne s’engageant à n’en conserver aucune copie.

10.4 Sécurité

Sécurité logique. Le Prestataire déclare que la Solution permet le traitement des données en termes de sécurité, d’intégrité, de sauvegarde et de confidentialité dans des conditions permettant d’empêcher notamment qu'elles soient déformées, traitées de manière non conforme aux besoins exprimés par le Client. Pour ce faire, le Prestataire s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des moyens techniques nécessaires pour assurer l’accès à la Solution et aux données hébergées et empêcher toute intrusion de personnes non autorisées, quels que soient la nature ou la technique employée.

Le Prestataire s’engage à ne pas endommager, accéder illégalement ou modifier les données du Client stockées sur ses serveurs.

Le Client s’engage à respecter les procédures et règles de sécurité indiquées dans la Documentation. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable en cas de non-respect des procédures et règles de sécurité par le Client.

Sécurité physique. Les accès au centre serveur de l’hébergeur choisi par le Prestataire sont limités et des procédures internes permettant de s’assurer qu’aucune personne étrangère au service ne peut accéder à ce local sont prévues. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable de toute défaillance de l’opérateur de télécommunications et/ou d’hébergement.

11. Maintenance / Mises à Jour / Assistance

11.1 Maintenance

La prestation de maintenance corrective consiste en la correction de toute anomalie reproductible dans les meilleurs délais qui apparaît dans l'utilisation de l'accès distant de la Solution hébergée et éditée par le Prestataire, ainsi que dans les différents traitements pouvant être réalisés par ces dernières.

Il appartient au Client de se reporter à la Documentation avant chaque prise de contact avec le support du prestataire, afin de pouvoir décrire de façon précise et exhaustive les problèmes rencontrés.

Toute anomalie doit être identifiée par Le Client et signalée au Prestataire avec précision.

Le Client s’engage à fournir toutes les informations nécessaires et à formuler correctement sa demande.

Dans l'attente d'une solution définitive, le Prestataire pourra préconiser une solution de contournement provisoire.

Exclusions. La maintenance ne sera pas assurée dans les cas suivants:

  • utilisation de l'accès distant de manière non conforme au Contrat, à la Documentation ou aux instructions du Prestataire ;

  • intervention non autorisée du Client ou d’un tiers ;

  • anomalie générée par le matériel du Client ou ses équipements d'accès.

    Dans ces hypothèses, le Client ne pourra réclamer aucune indemnité ni aucun remboursement des sommes déjà versées au titre du Contrat. Toute intervention du Prestataire sera soumise à l’accord de celui-ci et à la signature d’un Bon de Commande.

    11.2 Mises à jour

    Mises à jour correctives. Ces mises à jour sont décidées unilatéralement par le Prestataire pour corriger des éventuels défauts, éliminer des éventuels aléas, assurer l’intégrité de la Solution ou pour répondre aux évolutions légales ou réglementaires affectant la mise en œuvre de la Solution.

    Elles sont réalisées directement par le Prestataire depuis ses serveurs sans coût supplémentaire.

    Mises à jour évolutives. Le Prestataire peut, à tout moment, procéder à une mise jour visant à modifier les Produits, ou changer la manière dont les Produits sont fournis, s’il peut être raisonnablement supposé que cela ne cause pas de désagrément au Client, ou si cette modification améliore les Produits.

    Le Client reconnaît avoir été informé par le Prestataire de l'ensemble des prérequis techniques nécessaires au fonctionnement optimal des Produits. Le Client est par ailleurs informé du fait que ces prérequis peuvent évoluer, notamment pour des raisons techniques. Si une évolution intervient en cours de contrat, le Client en sera informé au préalable.

    Mises à jour optionnelles. Des mises à jour facultatives de la Solution pourront être mises à la disposition du Client par le Prestataire, au fur et à mesure de leur disponibilité.

    Certaines mises à jour optionnelles offrant de nouvelles fonctionnalités ou des fonctionnalités avancées pourront être proposées au Client en cours d’exécution du Contrat et feront alors l’objet d’un Bon de Commande spécifique si le Client souhaite procéder à leur installation.

    11.3 Assistance

    Assistance F.A.Q. Le Prestataire a mis à la disposition du Client une documentation permanente disponible sur le site internet help.hrflow.ai répondant aux interrogations les plus fréquentes chez les Clients.

    Assistance en ligne. Le service d’assistance en ligne est gratuit pour l’ensemble des Clients, pendant ses horaires d’ouverture, du lundi au vendredi entre 9h et 17h (heure françaises), à l’exclusion des jours fériés.

    Les réponses sont apportées par le Prestataire :

    • sous forme de discussions en messagerie instantanée, grâce à l’outil de messagerie en ligne ;

    • sous forme de réponses aux tickets créés par le Prestataire suite à une interrogation ou demande du Client, grâce aux outils de suivi des Clients .

    12. Tarifs – Facturation – Modalités de paiement

    12.1 Prix

    Le prix et les modalités de facturation sont définis dans le Bon de Commande. Les prix sont définis hors taxes et sont majorés des taxes, notamment de la TVA en vigueur au jour de la facturation.

    Le règlement des factures est effectué par le Client par tous les moyens qui sont mis à sa disposition.

    En considération de la Licence concédée pour l’utilisation des Produits ou de la fourniture de Services Professionnels par le Prestataire, le Client paiera le prix indiqué dans le Bon de Commande.

    Le paiement doit intervenir dans la devise précisée au Bon de Commande et peut être effectué par tout moyen mis à sa disposition par le Prestataire. Les frais de virement bancaire ou les commissions sont à la charge du Client.

    Le Fournisseur émettra les factures conformément à l’Echéancier de Paiement prévu dans le Bon de Commande.

    12.2 Volume souscrit

    Le Volume souscrit dans le Bon de Commande est valable pour la seule durée du Bon de Commande. A l’expiration du Contrat, le Client ne dispose plus de l’accès à la Solution et ne peut se prévaloir du reliquat du Volume souscrit et non consommé. Le Client renonce à tout report ou tout remboursement du reliquat du Volume souscrit et non consommé.

    12.3 Evolutivité du prix

    Les tarifs des Produits ou Services Professionnels peuvent évoluer au cours de l’exécution du Contrat. Le Prestataire en informera sans délai le Client.

    Le changement éventuel des tarifs ne s’applique pas aux Bons de Commandes signés avant ce changement. Le changement s’applique en revanche :

    • - en cas de reconduction tacite du Bon de Commande dans les conditions de l’Article 4, sous réserve pour le Prestataire d’avoir informé le Client de ce changement au moins quatre- vingt-dix (90) jours avant l’expiration du Bon de Commande ;

    • - à tout nouveau Bon de Commande.

    12.4 Défaut de paiement

    Si le Client ne paie pas les sommes dues au titre de toute facture émise au titre du Contrat pour une période de plus de 30 jours après échéance des dites factures :

    - l’accès à la Solution pourra être suspendu et le Prestataire n’aura aucune obligation de maintenir fonctionnelle la Solution pour le Client. Dans l’éventualité où le Client procéderait au paiement de l’intégralité des sommes restant dues après suspension mais avant résiliation par le Prestataire, l’accès au Service sera rétabli dans les meilleurs délais par le Prestataire, lequel ne pourra être tenu responsable de toute perte de données, non- traitement de données, ou perte de temps résultant de la suspension.

    - le Prestataire pourra à sa discrétion procéder à la résiliation du Contrat dans les conditions de l’Article 13.1.

    12.5 Retard de paiement

    Tout retard ou non-paiement de tout ou partie d’une facture émise par le Prestataire dans les dix (10) jours suivants la date prévue de paiement, sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire, entraînera l’exigibilité de pénalités de retard.

    Tout retard ou non-paiement de tout ou partie d’une facture émise par le Prestataire entraînera des pénalités exigibles et dues de plein droit le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (Art L 441-6 du code de commerce).

    L’indemnité forfaitaire de gestion s’élève à 1200 euros.

    Le taux de référence des pénalités de retard est de 1% du montant TTC de la facture par mois de retard.

    13. Résiliation

    13.1 Résiliation pour faute

    En cas de manquement grave par l’une des parties aux obligations essentielles du Contrat, non réparé dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception notifiant le manquement en cause, l’autre partie pourra prononcer la résiliation du contrat aux torts exclusifs de la partie défaillante sans préjudice de tous dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre en vertu du Contrat.

    SI la résiliation intervient du fait d’un manquement attribuable au Client, le règlement reste néanmoins dû pour l’ensemble de la durée du Contrat.

    13.2 Conséquences de la résiliation

    En cas de résiliation, le Client n’aura plus accès à la Solution, sauf accord contraire expressément convenu entre les parties par écrit.

    Sauf stipulation contraire, la résiliation est sans préjudice de tout droit, obligation, action des Parties résultant du Contrat ou existant jusqu’à sa date effective d’expiration ou résiliation, ou de tout autre recours à la disposition des Parties en la matière.

    14. Responsabilité

    Lorsque la responsabilité du Prestataire est engagée à la suite d’une faute de sa part, la réparation ne s’applique qu’aux seuls dommages directs, personnels et certains que le Client a subis, à l’exclusion expresse de la réparation de tous dommages et/ou préjudices indirects et immatériels, tels que les préjudices commerciaux, les pertes d’exploitation et de chiffres d’affaires, les pertes de données. Le montant des dommages et intérêts que le Prestataire pourrait être amenée à verser dans les conditions précitées est strictement limité à 20% du montant encaissé par le Prestataire au cours des 12 derniers mois du Contrat.

    15. Propriété intellectuelle

    Sous réserve des droits expressément concédés au titre des présentes, le Contrat ne peut être interprété comme opérant transfert au Client de droits de propriété intellectuelle sur les outils, algorithmes, modèles mathématiques, codes sources utilisés par le Prestataire pour personnaliser, créer, développer, configurer ou fournir la Solution et les Livrables au Client.

    15.1 Garantie d’éviction

    Le Prestataire déclare et garantit avoir la propriété exclusive des éléments faisant partie de la Solution et des Livrables ou détenir les droits de propriété intellectuelle sur ceux-ci l’autorisant à conclure le Contrat et à concéder la Licence ou à céder les Livrables.

    Le Prestataire déclare et garantit que les éléments faisant partie de la Solution ou de Livrables ne violent pas ou ne constituent pas une appropriation illicite de tout droit détenu par un tiers, y inclus les droits d’auteur, marques, brevets, dessins, modèles, secrets commerciaux et droits de confidentialité.

    Le Prestataire à ce titre, garantit contre toute action, réclamation, revendication ou opposition de la part de toute personne invoquant un droit de propriété intellectuelle ou un acte de concurrence déloyale et/ou parasitaire auquel l'exécution du Contrat aurait porté atteinte.

    En conséquence, Le Prestataire prendra à sa charge tous dommages et intérêts auxquels il serait condamné à raison d'un acte de contrefaçon ou de concurrence déloyale ou de parasitisme résultant de la prestation du Prestataire, et ce, dès que la condamnation les prononçant devient exécutoire, ainsi que les indemnisations et frais de toute nature encourus pour assurer sa défense, y compris les frais d'avocat.

    Lorsque le Prestataire est informé de prétentions de tiers relatives à une violation ou appropriation illicite de droits portant sur les éléments de la Solution ou des Livrables il peut à sa discrétion, et sans coût supplémentaire pour le Client, (i) modifier la Solution ou les Livrables pour écarter la violation ou appropriation illicite alléguée, sans violer ses obligations au titre du Contrat ; (ii) obtenir une licence pour permettre la poursuite par le Client de l’utilisation de la Solution ou des Livrables ou (iii) procéder à la résiliation des prestations prévues au Contrat et affectées par une telle réclamation moyennant un préavis écrit de trente (30) jours et le remboursement au Client de tout paiement en avance effectué concernant les prestations affectées.

    15.2 Etendue de la Licence concédée

    Licence d’utilisation de la Solution. La Solution fournie par le Prestataire est soumise à la Licence décrite ci-dessous. Le Prestataire conserve l’intégralité des droits non concédés au titre de la Licence. La Licence ci-dessous est conditionnée au paiement aux termes convenus de l’intégralité des Frais de Licence.

    Sous réserve du respect par le Client des stipulations du Contrat, le Prestataire fournit au Client le droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’intégrer, installer et utiliser la Solution pour ses besoins propres selon les modalités précisées dans le Bon de Commande notamment s’agissant de la durée de la Licence concédée, du nombre d’Utilisateurs autorisés, des Produits souscrits, du Volume souscrit, et du Territoire sur lequel l’utilisation est concédée.

    Le Client s’engage à :

    • ne pas vendre, revendre, accorder une licence ou sous-licence, louer ou céder en location la Solution ;

    • ne pas utiliser la Solution et la Documentation fournie par le Prestataire pour développer un produit ou service concurrent ;

    • ne pas décompiler, désassembler, modifier, assembler à rebours, effectuer l’ingénierie à rebours ou transcrire en langage humain intelligible la Solution ou toute partie de la Solution, notamment son code source et ses modèles mathématiques sous-jacents, ou créer toute œuvre dérivée de la Solution ;

    • sauf accord préalable du Prestataire, ne pas publier les résultats d’essais comparatifs ou d’un benchmark entre la Solution et des solutions concurrentes ;

    • ne pas interférer avec les dispositifs de sécurité intégrés à la Solution.

      Résultats d’utilisation de la Solution. Le Prestataire est propriétaire des Résultats générés par la Solution en ce compris les modèles mathématiques sous-jacents. Le Prestataire concède au Client une licence d’utilisation non-exclusive, que le client ne pourra pas transférer. Cette licence est accordée pour une durée indéterminée sur les Résultats obtenus via l’utilisation de la Solution.

    Livrables. Le Prestataire ne confère aucun droit de propriété intellectuelle sur les Livrables réalisés dans le cadre des Services Professionnels, qui demeurent la propriété entière et exclusive du Prestataire. Seul une licence d’utilisation non-exclusive est consenti au Client sous réserve du paiement du prix des Services Professionnels et pour la seule durée prévue au Bon de Commande.

    15.3 Contrôle du respect de la Licence concédée

    Le Prestataire a le droit de réaliser des audits et inspections auprès du Client, et le Client devra fournir accès au Prestataire, ses agents ou auditeurs désignés, pour permettre la vérification du respect de la Licence. En particulier, le Prestataire pourra vérifier que l’utilisation de la Solution n’outrepasse pas la Licence concédée notamment en contournant les limites de volumétrie fixées dans le Contrat. Toute violation de la Licence concédée révélée au cours d’un tel audit ou inspection constituera un manquement grave au Contrat ouvrant droit à résiliation dans les conditions prévues à l’Article 13.1, au paiement de la différence entre le prix de la Licence concédée et le prix correspondant à l’utilisation effective de la Solution par le Client, ainsi que des frais engagés par le Prestataire au titre de l’audit / inspection.

    15.4 Utilisation de la Solution par des tiers

    Sous réserve de l’accord écrit préalable du Prestataire, le Client peut autoriser des tiers à utiliser la Solution pour son compte exclusivement dans le contexte de sa propre activité commerciale, à condition que (i) ces tiers aient accepté par écrit de se conformer aux stipulations du Contrat et de l’Accord de Confidentialité ; (ii) que ces tiers n’aient pas accès aux codes sources de la Solution ; (iii) ces tiers n’utilisent en aucune manière la Solution au profit de tiers au Contrat; (iv) le Client reste conjointement et solidairement responsable des violations des stipulations du Contrat par ces tiers.

    En dehors de cette hypothèse, Le Client prendra toute mesure pour empêcher l’accès ou l’utilisation non autorisée de la Solution et notifiera sans délai le Prestataire de tout accès ou utilisation non autorisée dont il aurait eu connaissance. En particulier, le Client s’engage à ne pas permettre l’utilisation directe ou indirecte de la Solution ou de l’un des Produits ou Livrables par des personnes non autorisées au titre du Contrat.

    16. Traitement des Données du Client

    16.1 Propriété des Données

    Les Parties conviennent que toutes les Données exploitées, traitées, hébergées, sauvegardées ou encore stockées par le Prestataire pour le compte du Client ou à l'initiative de celui-ci sont et demeurent la propriété du Client.


    16.2 Données Personnelles

    Dans le cadre de la fourniture de la Solution, le Prestataire reconnaît être amené à traiter des Données Personnelles au nom et pour le compte du Client. Le Prestataire, agissant en qualité de Sous-traitant au sens de la Législation relative à la protection des données, s'engage à traiter les Données Personnelles qui lui sont ainsi confiées conformément aux dispositions de l'annexe « Traitement des Données Personnelles » aux présentes.

    Le Prestataire ne sera en aucun cas responsable du non- respect par le Client de ses obligations légales ou conventionnelles au regard des Données Personnelles.


    17. Assistance post-résiliation - Réversibilité

    17.1 Période de Transition

    En cas d'expiration et/ou de résiliation du Contrat, et dès lors que le Client en fait la demande 15 jours au moins avant l'expiration et/ou la résiliation du Contrat, le Prestataire continuera à permettre l’utilisation des Produits souscrits pendant une période additionnelle pouvant aller jusqu’à 15 jours (« Période de Transition ») après la date d’expiration ou résiliation du Contrat, selon les mêmes modalités, sous réserve de la signature préalable par le Client d'un Bon de Commande dédié.

    Toute assistance que le Prestataire pourrait être amené à fournir au Client pendant la Période de Transition sera soumise à la signature préalable par le Prestataire et le Client d'un Bon de Commande dédié. Les termes et conditions du Contrat continueront à s'appliquer à la fourniture par le Prestataire de la Solution pendant la Période de Transition.

    17.2 Restitution des données

    En cas de cessation des relations contractuelles, pour quelque cause que ce soit, le Prestataire restituera au Client, à sa demande, dans un délai de trente (30) jours à compter de la cessation des relations contractuelles, l’ensemble des données remises par le Client.

    Cette restitution fera l’objet d’une prestation facturée au jour homme au Client.

    Au terme du Contrat, l’accès distant à la Solution accordé au Client ne sera plus autorisé et celui-ci s’engage à ne plus l’utiliser ou tenter de l’utiliser.

    18. Confidentialité

    L’ensemble des informations communiquées dans le cadre de la négociation et l’exécution du Contrat est couvert par l’accord de confidentialité signé entre les Parties.

    A défaut de signature d’un accord de confidentialité, toutes les informations communiquées dans le cadre de la négociation et l’exécution du Contrat doivent être considérées comme confidentielles, chacune des Parties devant s’assurer de les traiter comme telles et assurer leur non-divulgation à des tiers. Les parties restent tenues

    à cette obligation de confidentialité pendant la durée du Contrat et pendant les cinq (5) ans qui suivent la fin du Contrat, pour quelque raison que ce soit.

    Nonobstant cette clause et la signature d’un accord de confidentialité, chaque Partie peut néanmoins communiquer à des fins promotionnelles ou de marketing sur la fourniture à l’autre Partie ou l’utilisation par une Partie de la Solution conformément à l’Article 21.


    19. Force Majeure

    Aucune des Parties ne sera responsable en cas de retard ou de manquement dans l’exécution du Contrat, si ce manquement survient, directement ou indirectement, en raison d'un cas de force majeure ou d'un cas fortuit, du fait de l'autre Partie ou d'un tiers tels que conflits sociaux, intervention des autorités civiles ou militaires, évolutions législatives et réglementaires, catastrophes naturelles, incendies, dégâts des eaux, mauvais fonctionnement ou interruption du réseau de télécommunications ou du réseau électrique, virus informatiques.

    La Partie invoquant la force majeure notifiera à l’autre Partie, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les meilleurs délais, la survenance d’un tel événement et la nécessaire extension des dates limites d’exécution de ses obligations. Si l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation s’en trouvera suspendue jusqu’à que la Partie invoquant la force majeure ne soit plus empêchée par l’évènement de force majeure. La Partie invoquant la force majeure devra tenir l’autre Partie informée et s’engage à faire de son mieux pour limiter la durée de la suspension. Dans le cas où la suspension se poursuivrait au-delà d’un délai de soixante (60) jours, l’une ou l’autre des Parties pourra résilier immédiatement de plein droit le Contrat par lettre recommandée avec accusé de réception et ce, sans qu’aucune indemnité ne soit redevable à l’autre Partie.


    20. Non sollicitation de personnel

    Chacune des Parties renonce à engager ou à faire travailler, directement ou par personne interposée, le personnel de l’autre partie, sans accord exprès et préalable de cette dernière. Cette renonciation est valable pendant toute la durée du Contrat et pendant les douze (12) mois qui suivront sa cessation. Dans le cas où l’une des Parties ne respecterait pas cette obligation, elle s’engage à dédommager l’autre Partie en lui versant immédiatement et sur simple demande, une somme forfaitaire égale à douze (12) fois la rémunération brute mensuelle du salarié au moment de son départ.

    21. Références Commerciales

    Le Client autorise expressément le Prestataire à utiliser/reproduire sa dénomination sociale et/ou sa marque et/ou son logo en tant que référence commerciale. Dans cette perspective, le Prestataire aura le droit de reproduire la dénomination sociale et/ou la marque du Client et/ou son logo, sur son site web ainsi que sur ses documents commerciaux et pages officielles des réseaux sociaux.

    Cette autorisation est donnée pour la durée du Contrat ainsi que pendant une durée de deux (2) ans à compter du terme du Contrat.

    22. Stipulations générales

    22.1 Intégralité du Contrat

    L’ensemble des documents contractuels listés à l’Article 3 sont intégrés par référence et font partie intégrante du Contrat. Le Contrat constitue l'intégralité des accords entre les Parties et prévaut sur tous les précédents accords, promesses, propositions, déclarations, ententes et négociations, qu'ils soient écrits ou oraux, entre les Parties relatifs à l'objet des présentes.

    22.2 Cession du Contrat

    Le Contrat ne pourra faire l’objet d’une cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, par l’une des parties, sans l’accord écrit et préalable de l’autre partie.

    Toutefois, cette clause ne s’applique pas dans le cadre d’une fusion, scission, acquisition, apport partiel d’actifs et plus généralement d’une opération de restructuration dans laquelle ledit tiers serait une société contrôlant une des Parties ou étant contrôlée par elle, au sens de l’article L233-3 du Code de commerce, sous réserve d’en informer l’autre Partie par écrit au moins 15 jours à l’avance.

    22.3 Relations entre les parties

    Les parties reconnaissent agir chacune pour leur propre compte comme des parties indépendantes l’une de l’autre et déclarent expressément qu'elles sont et demeureront, pendant toute la durée de la présente

    pas altérées ou affectées, et chaque condition, stipulation et partie demeurera en vigueur et produira pleinement ses effets, et sera valable et exécutoire dans toute la mesure permise par la loi.

    22.6 Maintien en vigueur

    Toute stipulation du Contrat, qui prévoit expressément ou implicitement l'exécution ou le respect de celle-ci soit à la suite de la résiliation ou de l'expiration du Contrat (y compris, sans limitation, les stipulations relatives à la confidentialité, au respect des droits de propriété intellectuelle du Prestataire, à la responsabilité du Prestataire, au droit applicable ou à la juridiction compétente) restera en vigueur à la résiliation ou l'expiration du Contrat et continuera de produire pleinement ses effets.

    22.7 Notification

    Sauf stipulation contraire au Contrat, toutes les notifications, requêtes, demandes et décisions en vertu du Contrat (autres que les communications opérationnelles de routine), doivent être faites par écrit et seront réputées remises lorsqu'elles sont envoyées par courrier électronique confirmé par un accusé de réception aux adresses électroniques mentionnées par les Parties dans le Bon de Commande ou toute autre adresse électronique indiquée par écrit par une partie à l’autre. Lorsqu’aucun accusé de réception électronique n’a pu être obtenu, la notification sera réalisée par lettre recommandée avec accusé de réception.

    23. Loi applicable et attribution de juridiction

    Le Contrat, y compris son interprétation, sa validité, et son exécution est soumis à la loi française, nonobstant toute règle de conflit de lois.

    Tout litige pouvant naître à l'occasion de son interprétation, sa validité, et son exécution sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris nonobstant pluralités de défendeurs ou appel en garantie.

    convention, des partenaires professionnels indépendants.

    commerciaux et

    Aucune des parties ne peut prendre un engagement au nom et pour le compte de l’autre partie. En outre, chacune des parties demeure seule responsable de ses actes, allégations, engagements, prestations, produits et personnels.

    22.4 Renonciation

    À aucun moment le fait pour l'une des Parties de ne pas se prévaloir de ses droits ou de ne pas exiger l'application de toutes les stipulations du contrat, de ne pas exercer toute option, ou de ne pas exiger l'exécution de toutes les stipulations, ou tout retard de cette partie, ne devra être interprété comme une renonciation à ces droits.

    22.5 Divisibilité

    Si une condition, stipulation ou partie du Contrat est, dans quelque mesure que ce soit, jugée nulle, illégale ou inapplicable, les autres stipulations du Contrat ne seront pas altérées ou affectées, et chaque condition, stipulation et partie demeurera en vigueur et produira pleinement ses effets, et sera valable et exécutoire dans toute la mesure permise par la loi.

    22.6 Maintien en vigueur

    Toute stipulation du Contrat, qui prévoit expressément ou implicitement l'exécution ou le respect de celle-ci soit à la suite de la résiliation ou de l'expiration du Contrat (y compris, sans limitation, les stipulations relatives à la confidentialité, au respect des droits de propriété intellectuelle du Prestataire, à la responsabilité du Prestataire, au droit applicable ou à la juridiction compétente) restera en vigueur à la résiliation ou l'expiration du Contrat et continuera de produire pleinement ses effets.

    22.7 Notification

    Sauf stipulation contraire au Contrat, toutes les notifications, requêtes, demandes et décisions en vertu du Contrat (autres que les communications opérationnelles de routine), doivent être faites par écrit et seront réputées remises lorsqu'elles sont envoyées par courrier électronique confirmé par un accusé de réception aux adresses électroniques mentionnées par les Parties dans le Bon de Commande ou toute autre adresse électronique indiquée par écrit par une partie à l’autre. Lorsqu’aucun accusé de réception électronique n’a pu être obtenu, la notification sera réalisée par lettre recommandée avec accusé de réception.

    23. Loi applicable et attribution de juridiction

    Le Contrat, y compris son interprétation, sa validité, et son exécution est soumis à la loi française, nonobstant toute règle de conflit de lois.

    Tout litige pouvant naître à l'occasion de son interprétation, sa validité, et son exécution sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris nonobstant pluralités de défendeurs ou appel en garantie.

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