Article 1. Préambule

Riminder propose une solution éponyme, en SaaS ou en API, qui a pour objet d’aider ses clients à améliorer leur processus de gestion et de traitement des données candidats et emploi. (ci-après « la Solution »).

La Solution est mise à disposition par Riminder à (.) (ci-après dénommée « l’entreprise ») qui a accordé des accès à l’utilisateur.

L’utilisateur déclare qu’il se conformera à la présente politique générale pour mettre en œuvre les fonctionnalités de la Solution nonobstant les propres règles posées par l’entreprise notamment au titre de la politique de protection des données personnelles.

L’utilisation de la Solution par l’utilisateur suppose une habilitation spéciale, avec revue régulière.

Article 2. Définitions

Les termes ci-dessous définis auront entre les parties la signification suivante :

  • « Candidat » : personne physique dont les documents de candidature a été transmis par Client ;

  • « Politique générale d’utilisation » : le présent document contractuel définissant pour les utilisateurs désignés par le Client les conditions d’utilisation de la Solution ;

  • « Document de candidature » : curriculum vitae, lettre de motivation ou tout autre document transmis par un candidat au Client ;

  • « Données à caractère personnel » : désigne les données qui permettent de désigner ou d'identifier, directement ou indirectement, une personne physique ;

  • « Agent » : désigne un modèle d'intelligence artificielle correspondant créé par Riminder pour le Client et permettant d’évaluer et de justifier l’évaluation des profils de Candidats par rapport à un besoin prédéfini par le Client besoin ;

  • « Solution » : service fourni par Riminder en mode SaaS ou en API, intégrant un logiciel de collecte, d’hébergement et de traitement de données comportant des outils d’analyse et d’évaluation des profils, intégrant les quatre fonctionnalités décrites aux présentes, et ayant pour objet d’optimiser les processus de gestion et de traitement des données candidats et emploi;

  • « Software as a service » ou « SaaS » : service proposé par le Prestataire dans le cadre du Contrat, par lequel le Prestataire concède au Client un droit d’utilisation de la Solution en mode distant et en assure la continuité de service au Client, via les prestations de maintenance adaptées, pendant toute la durée du Contrat ;

  • « Données clients » : les données qui sont mises à disposition de Riminder par le Client ou par un tiers de la part du Client dans le but d’obtenir les traitements de la Solution ;

  • « Utilisateur » : personne physique qui accepte les conditions générales d’utilisation et utilise la Solution en s’identifiant grâce à l’identifiant et mot de passe défini par ce dernier.

  • « Entreprise » ou « Client » : personne morale – CLIENT ou une filiale du groupe CLIENT - qui emploie l’utilisateur et utilise le service de Riminder ;

Article 3. Objet

L’objet des présentes conditions générales est de définir :

  • les conditions dans lesquelles Riminder met à la disposition de l’utilisateur la Solution ;

  • les obligations des utilisateurs.

La présente s’applique nonobstant les propres règles posées par l’entreprise notamment au titre de la politique de protection des données personnelles.

Article 4. Durée et entrée en vigueur

Les présentes conditions générales sont opposables aux utilisateurs à compter de leur acceptation et son applicable pendant toute la durée d’utilisation de la Solution par l’utilisateur.

En cas de souscription annuel, sauf mention contraire, les bons de commande ont une durée déterminée et ferme d’un (1) an. Les crédits de services sont alors facturés à la signature et sont valables pendant douze (12) mois à compter de la date de signature effective du devis ou du bon de commande ultérieur qui y fait référence.

Les crédits non utilisés ne sont pas reportés sur une période ultérieure.

Le non-paiement ou le non-renouvellement des crédits peut entraîner une suspension du service.

Article 5. Modalités financières

Prix et facturation

Le prix et les modalités de facturation sont définis dans le bon de commande.

Les prix sont définis hors taxes et sont majorés des taxes, notamment de la TVA en vigueur au jour de la facturation.

En cas de souscription annuelle, le règlement des factures est effectué par le Client par tous les moyens qui sont mis à sa disposition :

  • dans les trente (15) jours pour les prestations RUN

  • dans les trente (15) jours pour les prestations BUILD

suivant l’émission de celle-ci.

L’accès aux Services sera suspendu en cas d’impossibilité de prélever les montants dus ou en cas de non-réception par virement. Le règlement reste dû pour l’ensemble de la durée de contractualisation.

Le montant des services tel qu’exprimé sur le bon de commande ou en annexe financière s’entend comme prix nets à encaisser par le Prestataire (y compris TVA lorsque celle-ci est due), mais ne comprend pas les frais de douanes, et autres droits de toute nature le cas échéant pour permettre l’acheminement et l’utilisation par le Client des Services à l’international.

Le Prestataire n’est pas tenu d’informer le Client des impôts, taxes, droits ou autres prestations en vigueur dans le pays vers lequel les Services sont acheminés ou dans lequel ils seront utilisés par le Client. Ce dernier est tenu de se renseigner auprès des Autorités compétentes.

Dépassement des quotas

Le Prestataire met en place des tableaux de suivi permettant d’assurer au Client la conformité de son utilisation aux conditions de souscription de la Solution et met à sa disposition des outils d’alerte lui permettant de consulter sa consommation.

Afin d’éviter le dépassement du niveau de volumétrie souscrit sans l’accord du client, RIMNDER suspendra automatiquement le service en cas de dépassement. Le Client sera alors notifié par le Prestataire. Le Client devra se rapprocher du Prestataire au sujet de la poursuite des services souscrits trente (15) jours suivant la suspension.

En l’absence de réponse, l’espace Client sera automatiquement détruit.

Le Client peut à tout moment souscrire à une offre de volume plus importante en fonction de ses besoins.

Contestation de factures

Les contestations de factures devront respecter les conditions suivantes :

-contestations détaillées reposant sur des preuves documentées et communiquées à bref délai à compter de la réception des factures ;

-en cas de contestation ne portant que sur une partie des factures, la partie non contestée devra être réglée par le Client dans le délai contractuel visé dans les présentes.

Evolutivité du prix

Les tarifs de la Solution de Riminder peuvent évoluer chaque année indexés sur l’inflation et/ou indexés sur la hausse des prix d’hébergement de la solution Riminder pendant l’exécution du présent contrat ; preuve sera apportée au Client. Ainsi si le tarif du service augmente, Riminder appliquera ses nouveaux tarifs au client sur les nouveaux bons de commande. Les termes des bons de commande précédents restent inchangés.

Retard de paiement

Tout retard ou non-paiement de tout ou partie d’une facture émise par le Prestataire dans les quinze (15) jours suivants la date prévue de paiement, sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire, entraînera l’exigibilité de pénalités de retard.

L’indemnité forfaitaire de gestion de pénalités de retard s’élève à 50€ euros.

Le taux de référence des pénalités de retard est de 1% du montant TTC de la facture par mois de retard.

Article 6. Conditions de fonctionnement de la Solution

Référentiel de candidature

Les candidatures peuvent concerner les recrutements et/ou la mobilité et se fondent sur les offres d’emploi de l’entreprise.

Le terme “recrutements” désigne le processus permettant de choisir un candidat avec lequel l’entreprise souhaiterait établir un contrat de travail relativement à une ou des offres d’emploi de l’entreprise.

Le terme “mobilité” désigne le processus permettant à des collaborateurs internes (déjà sous contrat avec l’entreprise) à l’entreprise de changer de métier ou de fonction. Les candidats candidatent à des offres d’emploi mis à disposition par l’entreprise.

Transmission des candidatures à Riminder

Riminder reçoit les documents de candidature des candidats – curriculum vitae, lettre de motivation, par exemple – soit :

  • directement de l’entreprise qui a obtenu les documents de candidature via ses moyens d’acquisition de candidature classique ;

  • grâce à une ou des sources Riminder intégrées notamment au(x) site(s) internet de l’entreprise qui permet de faciliter la collecte de documents de candidatures sur le site de l’entreprise.

Dans le cadre de cette collecte, la personne concernée, devra avoir accordée son consentement pour que ces documents fassent l’objet d’une analyse permettant d’évaluer certains aspects qui lui sont personnels et d’analyser ou de prédire ces éléments. L’entreprise est responsable de l’obtention du consentement auprès des personnes concernées conformément à ses obligations légales.

Par ailleurs, il est rappelé que le candidat peut transmettre ses documents de candidature sans répondre à la demande de consentement, de sorte que Riminder ne sait pas si le candidat donne son consentement. Dans cette situation, si l’entreprise n’a pas la garantie que le consentement du candidat a bien été donné elle devra s’assurer d’obtenir le consentement.

Les fonctionnalités de la Solution

La Solution est constituée de quatre fonctionnalités le Parsing, le Revealing, le Scoring et le Reasoning, décrites ci—après.

a. Le Parsing

Cette fonction permet d’extraire automatiquement par l’algorithme de Riminder et/ou manuellement par Riminder directement, les données d’un document de candidature quelle qu’en soit la structure et/ou le format, pour les classifier. Le parsing permet par exemple l’extraction d’informations d’identification (nom, email, téléphone, etc.), expérience (sociétés, titre de poste, début, fin, description, etc.), de formation (diplômes, écoles, universités, début, fin, description, etc.), de compétences (compétences, savoir-faire, langues, etc.), d’intérêts.

b. Le Revealing

Cette fonction permet de générer des éléments structurés complémentaires déduits à partir du profil du Candidat. .

Cette fonctionnalité permet d’avoir une vision enrichie des compétences affichées.

L’enrichissement comprend deux parties : (1) la prédiction de compétences implicites ; (2) l’évaluation du niveau des compétences

Il est précisé que cette fonctionnalité ne donne pas lieu à des décisions individuelles fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets significatifs pour le candidat. Cette fonction permet d’afficher certains éléments de profils implicites sans exclure ou inclure le candidat dans un ensemble spécifique discriminant.

c. Le Scoring

Cette fonction désigne le traitement de données permettant d’évaluer les candidats par rapport à des offres d’emploi ou d’évaluer des offres d’emploi pertinentes pour un (des) candidat(s) .

La mise en place de Filtres permettant une analyse optimisée est réalisée par Riminder, à partir des instructions des clients de Riminder et notamment de l’offre d’emploi qu’ils publient. Ces filtres peuvent être préconstruits automatiquement à partir d’offres d’emploi ou être ajoutés par les utilisateurs également.

d. L'Upskilling

Cette fonction désigne le traitement des données permettant d’apporter au Client des explications sur l’évaluation des profils par rapport à un post ou à l’inverse les éléments intéressants dans une offre pour le candidat. Ces éléments de preuves peuvent être intrinsèque au document original (expérience, compétences, formations, projets clefs) ou extrinsèques (tendance du marché, meilleures pratiques).

Article 7. Maintenance et support de la Solution

Les modalités de la prestation de maintenance sont décrites ci-après. .

Assistance F.A.Q

Le Prestataire a mis à la disposition du Client une documentation permanente disponible sur le site internet help.hrflow.ai répondant aux interrogations les plus fréquentes des clients du Prestataire.

Assistance en ligne

Le service d’assistance en ligne est disponible pour le Client, pendant ses horaires d’ouverture, du lundi au vendredi entre 9h et 17h (heure françaises), à l’exclusion des jours fériés.

Les réponses sont apportées par le Prestataire:

  • sous forme de discussions en messagerie instantanée, grâce à l’outil de messagerie Intercom

  • sous forme de réponses aux tickets créés par le Prestataire suite à une interrogation ou demande du Client, grâce à l’outil de suivi des Clients Hubspot.

Article 8. Propriété intellectuelle

La Solution ainsi que la documentation y afférente sont la propriété de Riminder, conformément aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle.

Tous les éléments composant la Solution, y compris les interfaces sont et restent la propriété exclusive de Riminder ou de ses partenaires.

En conséquence, l’utilisateur s'interdit tout agissement et tout acte susceptible de porter atteinte directement ou non aux droits de propriété intellectuelle sur la Solution, ainsi que, d'une manière générale, sur les marques associées.

Riminder autorise l’utilisateur à accéder et utiliser les fonctionnalités de la Solution pour le compte et à la demande de l’entreprise.

Ce droit d'utilisation s'effectue par accès distant à partir de la connexion de l’entreprise au serveur qui héberge la Solution depuis le serveur de l’entreprise et uniquement pour l'utilisation des fonctionnalités de la Solution hébergées dans le cadre de l’utilisation de la Solution et pour l’exploitation pour le compte de l’entreprise des résultats du traitement.

L'utilisation non expressément autorisée par Riminder au titre des présentes est illicite.

Ainsi, est-il notamment interdit à l’utilisateur de procéder à :

  • toute représentation, diffusion ou distribution de la Solution et de la documentation d'utilisation, que ce soit à titre onéreux ou gracieux et notamment toute mise en réseau ;

  • toute forme d'utilisation de la Solution et de la documentation d'utilisation, de quelque façon que ce soit, aux fins de conception, de réalisation, de diffusion ou de commercialisation de services similaires, équivalents de substitution et d'une documentation d'utilisation similaire, équivalente ou de substitution ;

  • l'adaptation, la modification, la transformation, l'arrangement de la Solution et de la documentation d'utilisation, pour quelque raison que ce soit, y compris pour corriger des erreurs ;

  • toute transcription directe ou indirecte, toute traduction dans d'autres langues de la Solution et de la documentation d'utilisation ;

  • toute utilisation pour un traitement non autorisé par l’entreprise ;

  • toute modification ou contournement du code de protection tel que, notamment, les codes d'accès ou identifiant ;

  • toute utilisation de la Solution contraire à la législation et notamment celle relative au droit du travail et notamment l’utilisation de requête discriminante ; au droit de la protection des données à caractère personnel.

Article 9. Protection des données à caractère personnel

Les présentes règles de protection des données personnelles constituent la base irréductible des obligations en la matière conformément à la règlementation applicable, étant précisé qu’elles s’appliquent sans préjudice des règles posées par l’entreprise, lesquelles peuvent être plus fortes et plus engageantes.

A toutes fins utiles, il est rappelé que Riminder, en tant que sous-traitant au sens du RGPD, répond aux instructions de l’entreprise, responsable de traitement conformément aux dispositions de l’article 28 du RGPD et de l’annexe 4 du Contrat conclu entre les Parties.

Dans le cadre des candidatures, les données collectées ne doivent servir qu’à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé (qualification professionnelle, expérience…).

Seules les personnes intervenant dans le cadre de processus de gestion de données candidats et emploi peuvent y avoir accès.

Les documents de candidatures et informations qu’ils contiennent sont stockés sur des répertoires dont l’accès est limité aux seules personnes nécessaires (groupe RH), c’est pourquoi l’ensemble des données de la Solution est classé et répertorié pour ne pas porter atteinte aux droits des personnes concernées candidates.

Les documents imprimés issus de la Solution ou contenant des résultats de la Solution, devenus inutiles sont détruites immédiatement.

Aucune des informations ou des actions ci-après ne peut être collectée ou réalisée dans le cadre des fonctions de la Solution :

  • le numéro de sécurité sociale ;

  • des informations sur les parents, la fratrie… ;

  • des informations relatives aux opinions politiques, religieuses, syndicales, au caractère ethnique, à la santé ou aux préférences sexuelles ;

  • la sélection des candidats exclusivement à partir de la Solution sans intervention humaine.

  • L’utilisation des propositions d’emploi à d’autres fins (prospection commerciale, etc…) ;

  • des jugements de valeur péjoratifs, discriminants ou sans rapport avec le poste.

Le respect de ces règles est fondamental et pourra entraîner, en fonction de la gravité, l’interruption ou la suspension de l’utilisation de la Solution pour l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise, la suppression du compte de l’utilisateur ayant violé ces principes d’utilisation, la qualification de faute par l’entreprise de l’acte ayant violé ces principes d’utilisation.

Article 10. Utilisation de la solution

Mot de passe et accès à la Solution

Le mot de passe défini par l’utilisateur est strictement personnel et confidentiel, et l’utilisateur s’assurera des conditions de sécurité desdits accès.

L’utilisateur s’engage à ne pas divulguer à autrui son mot de passe et est seul responsable de la préservation et de la confidentialité de son mot de passe et, par conséquent, des conséquences d’une divulgation involontaire à quiconque.

Aucune opération ne peut être effectuée par un utilisateur sans les d’accès qui lui ont été transmis.

Toute utilisation de la Solution à partir d’un accès attribué à l’entreprise est présumée comme émanant exclusivement d’un utilisateur accepté par l’entreprise.

Contenu inapproprié

L’utilisateur s’engage à ne pas utiliser la Solution pour transmettre, stocker, afficher, distribuer ou autrement rendre disponible un contenu diffamatoire, menaçant, harcelant, abusif, haineux, trompeur, frauduleux, obscène, pornographique, indécent, nocif pour les mineurs, ou autrement répréhensible, y compris, sans s'y limiter, le contenu qui constitue de la pornographie enfantine.

Contenu nuisible

L’utilisateur s’engage à ne pas utiliser la Solution pour transmettre, stocker, afficher, distribuer ou rendre disponible du contenu ou des technologies qui peuvent endommager, interférer, intercepter clandestinement ou détourner tout système, programme ou données, y compris, sans limitation, les virus, chevaux de Troie, bots, scripts ou autre code malveillant.

Interdiction de “Framing” ou “Scraping”

L’utilisateur s’engage à ne pas utiliser (a) de robot d’indexation, (b) d’outils de recherche/extraction de site ou (c) tout autre outil manuel ou automatique pour (i) extraire, (ii) indexer, (iii) «scraper, (iv) «data miner» ou (v) récupérer d’une quelconque autre manière des messages, du texte, des fichiers, des images, des photos, vidéo, sons, profils, œuvres d'auteur ou tout autre contenu de la Solution ainsi que pour reproduire la Solution sans le consentement exprès écrit et préalable de Riminder.

Sécurité des systèmes

L’utilisateur s’engage à ne pas utiliser la Solution pour violer la sécurité ou l'intégrité d'un réseau, d'un ordinateur ou d'un système de communication, d'une application logicielle ou d'un dispositif informatique, y compris, sans s'y limiter, en tentant de: (a) sonder, analyser ou tester la vulnérabilité d'un système ou violer ou contourner des mesures de sécurité ou d'authentification sans autorisation; (b) établir des connexions réseau ou accéder autrement à un système sans autorisation; (c) surveiller les données ou le trafic sur un système sans autorisation; (d) falsifier, faire de l'ingénierie inverse, pirater, interférer avec, perturber ou désactiver un système, y compris, sans s'y limiter, par surcharge, «flooding,», «mailbombing,», «crashing,» ou attaques par déni de service; (e) falsifier tout entête TCP / IP ou toute partie des informations d'entête dans tout courrier électronique ou publication de groupe de discussion; (f) utiliser le compte ou identifiant d'une autre partie sans autorisation; ou (g) ​​prendre toute mesure pour obtenir un service auquel il n’a pas droit.

Vie privée

L’utilisateur s’engage à ne pas utiliser la Solution pour violer la vie privée ou la confidentialité d'autrui, y compris en transmettant, stockant, affichant, distribuant ou autrement mettant à disposition des informations privées ou confidentielles d'autrui sans autorisation

Signalisation

L’utilisateur s’engage à signaler à l’entreprise ou à Riminder dans les plus brefs délais toute violation à cette politique générale d’utilisation, d’utilisation frauduleuse de son compte, de son pseudonyme ou de son mot de passe dont il aurait connaissance.

Article 11. Dispositions générales

Bonne foi

L’utilisateur convient d’exécuter ses obligations avec une parfaite bonne foi.

Loi applicable

La présente politique d’utilisation de la Solution est régie par la loi française.

Il en est ainsi pour les règles de fond et les règles de forme et ce, nonobstant les lieux d’exécution des obligations substantielles ou accessoires.

Non-reproduction

Cette politique d’utilisation de la Solution est la propriété intellectuelle de Riminder. Toute reproduction en est interdite.

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